Era un verdadero dolor de cabeza. Cada vez que Gonzalo Collantes, Gerente de Operaciones de la empresa de transporte Movirent, debía mandar la guía de despacho a sus clientes, corría el riesgo de que esta se pudiera perder o deteriorar y ser rechazada.
Esto no solo causaba malestar en sus clientes, sino que también le significaba a Movirent no recibir el pago por los servicios realizados. Sin guía de despacho no podían facturar el traslado hecho y, además, se retrasaba la revisión de los estados de pago.
Todo esto se traducía en pérdidas totales de hasta un 13%. En algunos casos, la ausencia de tan solo una guía de despacho podía significar perder más de $1.000.000.
Movirent necesitaba una solución eficiente para este problema, y que esta también fuera simple de utilizar para que su flota de transporte se adaptara de la mejor forma.
Es así como en enero de este año Gonzalo se contactó con Red Pine y decidió probar con pineTrack, un software diseñado para administrar y gestionar flotas de transportes, con especial atención a las guías de despacho.
Las principales funcionalidades de pineTrack implementadas a Movirent fueron las siguientes:
1. Aplicación Móvil: desde aquí los conductores pueden subir registro fotográfico de las guías de despacho y respaldarlas, todo con un par de clicks. Además, también pueden registrar trayectos, equipo utilizado y otros documentos importantes de manera muy sencilla.
Vista de la aplicación móvil de pineTrack para Movirent para cargar guías de despacho
2. Plataforma Web: se creó un portal en línea para poder administrar las guías de despacho que se registran por la aplicación móvil, en el cual las guías quedan asociadas al viaje/conductor correspondiente automáticamente, ordenando todo el proceso de mejor forma.
Sumado a ello, pineTrack viene con un módulo para administrar los viajes realizados por los conductores. Aquí se pueden crear, asignar y editar, pudiendo también realizar seguimiento de los estados de los viajes.
En menos de un mes, pineTrack fue completamente implementado en Movirent y los resultados se vieron rápidamente. En febrero las pérdidas se redujeron al 4% en los traslados realizados y desde marzo ya no se registran pérdidas por traslados realizados a causa de guías de despachos perdidas o rechazadas.
Por otro lado, pineTrack ha permitido a Movirent ordenar mejor sus estados de pagos y tareas administrativas, reduciendo en más del 50% el tiempo destinado a ello. Además, esto les ha significado destinar más tiempo en los traslados y enfocarse en mejorar la calidad del servicio entregado.
Los conductores también están más contentos: ahora solo deben sacar una foto a la guía de despacho y subirla a la aplicación con solo un par de clicks. Además, pueden registrar información del viaje de manera flexible a través de la app, pudiendo gestionar sus horarios de mejor forma.
“Estamos bien satisfechos con la solución, los conductores han podido adaptarse”, asegura Gonzalo, quien hoy ya está más tranquilo y sin el dolor de cabeza por las guías de despacho.
